Op deze zoekvraag levert Google ruim 100.000 hits. Meestal vind je daarmee organisaties die je graag adviseren over wat daar allemaal bij komt kijken en het organiseren ook graag voor je willen doen. Of je vindt locaties die menen een volmaakt onderdak te kunnen bieden voor je congres. De inhoud moet je meestal zelf meebrengen. Bij VOGIN-IP, waar we met een klein team alles zelf doen, stonden we klaar om in maart 2020 de achtste editie van ons congres uit te rollen. Een beproefd draaiboek lag klaar. De locatie bij de OBA was twee jaar tevoren al geboekt en de catering was geregeld. Ook het programma was klaar. De samenstelling daarvan is het moeilijkste en ook verreweg het leukste aan de voorbereiding. Je wilt dat toehoorders geboeid blijven luisteren naar de keynotes, naar andere klinkende sprekers en naar verrassende onderwerpen.

Even een intermezzo hoe zo’n programma tot stand komt. Vanuit eigen expertise en op basis van nieuwsgaring levert ieder lid van het VOGIN-IP team voorstellen aan voor sprekers, met naam, korte beschrijving, links en andere informatie. Onderwerpen die aandacht verdienen zoeken we sprekers bij. Ook voor voorstellen van buitenaf staan we open, want de “wisdom of our crowd” stellen we zeer op prijs. Zo krijgen we een flinke groslijst die we weer terugbrengen tot een werklijst waaruit we een keuze maken wie metterdaad uit te nodigen. Wie uiteindelijk nog niet was uitgenodigd of op onze datum verhinderd was, blijft wel op onze radar staan voor een volgend jaar.

Ook als alles in kannen en kruiken lijkt, kan een calamiteit op het laatste moment nog roet in het eten gooien, Dat hebben we afgelopen jaar in extreme mate meegemaakt. Door de COVID-19 pandemie hebben we op het laatste moment alles moeten afzeggen en zijn we teruggevallen op een beperkt aantal online activiteiten via Zoom, later in voor- en najaar. Zo konden we zorgen dat we onze vaste bezoekers niet al te zeer moesten teleurstellen en konden we de aandacht voor ons evenement vasthouden. Gelukkig was dat aardig succesvol.

Uiteraard willen we het daar niet bij laten. Ondanks alle onzeker­heden over de toekomst, richten we ons voorals­nog toch weer op een fysiek congres, later dit jaar. Voor het nieuwe programma zijn we in de gelukkige omstandigheid dat we het beoogde programma voor maart 2020 – zowel wat betreft lezingen als workshops – niet in zijn geheel online afgewerkt hadden. Met de overgebleven onderdelen en met de aanvankelijk nog afgevallen sprekers en onderwerpen hebben we al een aardig uitgangspunt, maar uiteraard zijn we intussen ook druk met het inventariseren van actuele nieuwe onderwerpen en interessante sprekers om het 2021-programma weer helemaal up-to-date te brengen. In elk geval hebben we nu al een nieuwe header boven deze website gezet.

Daarom ook vast de oproep: “Save the date(s)”.
We hebben de OBA namelijk al weer geboekt en deze keer twee data in het najaar vastgelegd, waaruit we er eentje zullen kiezen: 30 september of 21 oktober.
Tegen die tijd hopen we weer voldoende back to normal te zijn.
Schrijf deze data dus vast in je agenda.

Net als veel andere organisaties zochten ook wij afgelopen jaar ons heil online. De serie van vier VOGIN-IP online lezingen en workshops van dit najaar startte met de LexisNexis onlineworkshop ‘De strijd om de lijstrekkers in aanloop naar de 2021 verkiezingen’. Daarna volgden de lezingen ‘How to make knowledge graphs work for Humans‘ en ‘Metadata – bouwstenen van open wetenschap‘, en verder de workshop ‘Smart Queries for Smart Searching‘. De laatste werd zelfs tweemaal gegeven. Voor ons, maar waarschijnlijk ook voor onze sprekers en deelnemers was deze methode een eerste keer. Videoregistraties van de lezingen, ook van die van vorig voorjaar, zijn nog op YouTube terug te kijken.

Evaluatie

Uiteraard hebben we ook geëvalueerd. Het was heel bevredigend te zien hoe goed de workshops en lezingen scoorden op inhoud en werkvorm. Daarbij was de score voor de werkvorm wat lager dan voor de inhoud; op een schaal van 1 tot 10 scoorde één workshop eenmaal onder de 5, maar de overige lagen allemaal veel hoger, gemiddeld op 7,7. Bij de inhoud zijn de scores hoog, allen boven de 7, met uitschieters naar de 10 en een gemiddelde van 8,3.
Het gemak waarmee een lezing of workshop kon worden “benaderd” loopt uiteen van 33% als laagste score tot 100 % als hoogste. Gemiddeld vond 70% van de deelnemers de benaderbaarheid goed. De overige 30% scoorde voornamelijk op redelijk. De lagere scores hadden vooral betrekking op de webinar-software die bij de LexisNexis workshop gebruikt werd.
Over mogelijkheden tot interactie en te kunnen oefenen werden JA/NEE vragen gesteld. Bij twee sprekers waren geen negatieve scores en bij de overige scoorden de oefenmogelijkheden en de interactie ook heel hoog.

En nu?

Ook al weten we op dit moment nog altijd niet echt hoe 2021 gaat verlopen, we denken wel al weer na over het vervolg van onze activiteiten. Ondanks de overwegend positieve reacties op onze online activiteiten, ook die van vorig voorjaar (zoals eerder al HIER en HIER gerapporteerd), kijken we er verlangend naar uit onze deelnemers weer live in de ogen te kunnen kijken. Daarom zijn bij de OBA voorlopig wel al twee potentiële data voor een “echt” congres vastgelegd, redelijk ver in het najaar om beter perspectief te hebben dat het ook echt zal kunnen doorgaan. Dat zijn de donderdagen 30 september en 21 oktober. Reserveer die twee mogelijke data dus vast in je agenda. De keuze welk van beide het gaat worden, stellen we voorlopig nog een tijdje uit.

Als organiserend comité van de afgelaste VOGIN-IP-lezing hopen we dat het jullie goed gaat in deze bizarre tijden. Intussen werken we aan plannen om nog iets te doen met de lezingen en workshops die voor 19 maart gepland stonden. Dat heeft geresulteerd in onderstaande ideeën:

Beperkt programma in het najaar
Omdat het vrijwel uitgesloten is dat we op korte termijn al weer een complete fysieke bijeenkomst kunnen organiseren, hebben we gekeken naar een alternatief. Bij de OBA hebben we voorlopig twee mogelijke data gereserveerd, namelijk 14 of 15 oktober. Zo’n bijeenkomst zal dan beperkt blijven tot alleen een middagprogramma. Maar omdat dit nog ver weg is en het zelfs onzeker is of tegen die tijd wel al weer een bijeenkomst mogelijk zal zijn, hebben we ook naar online mogelijkheden gekeken.

Online programmering
Of plannen voor online alternatieven realiseerbaar zijn, hangt af van twee partijen. Van potentiële deelnemers, of die geïnteresseerd zijn in het van huis uit volgen van lezingen of workshops in enigerlei vorm. En van sprekers en workshopdocenten, of een aantal van hen in de gelegenheid is via teleconferencing een bijdrage te verzorgen. Dit is wat ons op dit moment voor ogen staat:

• We denken niet aan een programma op één bepaalde dag, maar aan losse onderdelen die op verschillende dagen en tijdstippen worden aangeboden, afhankelijk van de beschikbaarheid van sprekers/docenten.
• Dat betreft dan interactieve sessies waarin deelnemers ook vragen kunnen stellen aan sprekers en waarin een docent ook terugkoppeling kan geven over verstrekte opdrachten.
• Tevens willen we tevoren opgenomen presentaties beschikbaar stellen , die belangstellenden kunnen bekijken op een moment dat hen uitkomt.
• De interactieve sessies zullen worden opgenomen en achteraf ook op die manier worden aangeboden.
• We vragen sprekers ook of ze wellicht een podcast, een Whitepaper of een lijstje tips voor andere te bekijken lezingen of colleges kunnen aanleveren.
• De interactieve sessies kunnen zowel voor de zomer als in het najaar plaats vinden. Die voor de zomer zullen inhoudelijk voortkomen uit het afgelaste programma; die in het najaar kunnen tevens dienen als promotie voor het in 2021 te organiseren congres.

Afgelopen dagen hebben geregistreerde deelnemers, sprekers en workshopdocenten hierover mailtjes met vragen ontvangen. Het hangt af van hun reacties wat er precies verder gaat gebeuren. Stay connected.