Social Media | vogin-ip-lezing

In onze vorige post maakten we u deelgenoot van het probleem dat zich twee weken geleden had voorgedaan, toen plotseling een afzegging van één van onze sprekers was binnengekomen. En ook meteen van de prima oplossing die we ervoor hadden kunnen vinden. Wat we u daarin nog niet vertelden, was dat het probleem in werkelijkheid twee keer zo groot was, want diezelfde dag ontvingen we ook nog een afzegging van een tweede spreker, die het over social media monitoring zou gaan hebben. Daarmee wilden we u nog maar niet meteen lastig vallen, zolang een oplossing voor dat probleem nog niet definitief was. Maar die oplossing is er intussen – ook daarvoor hebben we een nieuwe spreker.

Mart Evers (geen familie …) werkt bij Clockwork, een advies- en marketingbureau, waar hij zich met social media monitoring tools bezig houdt. Precies ons oorspronkelijke onderwerp. Mart is op dat terrein nog een beetje een jonge hond. Nog maar drie jaar geleden mocht hij een prestigieuze prijs in ontvangst nemen voor zijn afstudeerscriptie over crowdfunding. Maar intussen zit hij helemaal in de monitoring tools. Meer details over Mart en zijn lezing komen binnenkort op onze lezingenpagina.

Sociale media behoort misschien niet direct tot het centrale thema “zoeken en vinden”, maar de ideeën die Boyd Hendriks daarover heeft zijn interessant genoeg om hem daarover toch ook een workshop te laten verzorgen. Daarbij kijkt hij dan vooral vanuit de situatie bij overheidsorganisaties. Wie op zoek is naar de business case voor gebruik van Sociale Media bij gemeenten vindt namelijk meestal een plaatje dat is opgebouwd uit verschillende toepassingen met verschillende verantwoordelijkheden en onduidelijke verwachtingen. Dat is nogal verwarrend en maakt die business onnodig lastig.

De drie toepassingsgebieden van Sociale Media bij de gemeentelijke organisatie: de PIOFAH-functies, de Producten en Diensten en het Beleid en Bestuur.

Het organisatieplaatje dat normaal bij de opbouw van een business case gebruikt kan worden is bij gemeenten vaak wisselend en afhankelijk van het heersende organisatiemodel (secretarie-, dienst- of directie-gecentreerd). Het is ook afhankelijk van wat leidend is: het politieke, het bestuurlijke of het ambtelijke. En verder speelt ook nog een rol of de focus op beleid of op uitvoering ligt, en of de ondersteunende functies centraal of decentraal aangestuurd worden
In het algemeen is de inzet van Sociale Media niet alleen goed voor de interne of externe communicatie, maar ook voor synergie, dialoog en transparantie. Vaak leiden goede toepassingen in de kernprocessen van organisaties tot verhoging van efficiëntie en toename van innovatie. Maar wat meer is: goede inzet van Sociale Media zorgt voor een stabiele beleving van de organisatie door alle betrokkenen, medewerkers of publiek.

Als basis voor het samenstellen van de business case kiest Boyd een eenvoudig organisatieschema dat dekkend is voor het merendeel van de gemeenten. Alle drie toepassingsgebieden In het schema hierboven hebben hun eigen karakteristieke toegevoegde waarde bij het gebruik van Sociale Media. Behalve voor een communicatieafdeling blijft er weinig waarde over voor een totaalplan en zal de business case vooral gezocht worden binnen de afzonderlijke gebieden. Boyd kijkt daarbij om te beginnen naar de PIOFAH functies: Personeel, Informatie, Organisatie, Financiën, Automatisering en Huisvesting. Die middenfuncties zijn in het verleden vaak gedecentraliseerd, later weer gecentraliseerd en meer recentelijk betrokken bij Shared Services Programma’s of gedeeltelijk uitbesteed (Outsourcing). Veel vormen van Sociale Media hebben hun weg gevonden bij het managen van kennis en projecten rond die middenfuncties. De sterke interne dialoog die ontstaat bij het inzetten van Twitter, Yammer, Blogs, Wiki’s etc, kunnen de synergie en samenhang van die afdelingen versterken. Veranderingen in de organisatiestructuur krijgen daarom ook minder vat op de output van het werk.

Van datgene wat Boyd in zijn workshop verder nog aan de orde laat komen,onder meer opgedeeld in een viertal ontwikkelingsfasen, is een uitgebreider beschrijving te vinden op zijn eigen blog: http://informatieland.blogspot.nl/

Door een gemeente als voorbeeldorganisatie te nemen, komen verschillende aanpakken aan de orde die elk ook elders hun eigen doel en meerwaarde hebben. Op die manier krijgen deelnemers een aantal verschillende bouwstenen aangereikt om zelf tot een passend plan van aanpak te komen.

Meld je aan voor Boyd’s workshop of voor één van de andere al even interessante workshops of voor de lezingentracks:
>> aanmelden
>> programmaoverzicht